Retiro de Mercado – ¿Qué hacer cuando algo sale mal?

Los productos alimenticios que se consideran un riesgo potencial para la inocuidad alimentaria deben eliminarse del mercado lo más rápido posible. Esto se logra realizando un retiro de alimentos. Esta entrada lo guía a través del proceso de redacción de un plan de retiro de alimentos para su negocio. Antes de escribir o revisar su plan, le recomiendo que obtenga una asesoría directa en su sitio porque puede contener información adicional que necesitará. La información contenida en esta entrada no es completa.

Revisión de Conceptos

Antes de proporcionar orientación específica sobre cómo escribir un plan de retiro de alimentos, aquí hay información clave sobre el proceso y los requisitos.

Razones para la retirada de alimentos

Se requiere una retirada para eliminar de la distribución, la venta o el riesgo de ser consumidos, alimentos que pueden representar un riesgo para la salud de los consumidores.

En general, la comida se vuelve insegura porque algo “salió mal”; Ejemplos incluyen (No es una lista limitativa):

• Se ha agregado un alergeno a un producto, pero su presencia no se ha declarado en la etiqueta.
• Los alimentos potencialmente peligrosos se han almacenado a más de 5°C durante un tiempo suficiente para permitir que cualquier patógeno que esté presente prolifere y/o produzca toxinas a niveles inaceptables.
• Falló una sonda de temperatura y un lote de producto se procesó por calor de manera inadecuada (subprocesado).
• Una sustancia química dañina se confundió con un ingrediente y se agregó a un lote de productos.
• Se usó por error un nivel potencialmente dañino de un aditivo alimentario permitido, como un conservante.
• El paso de ajuste del pH del proceso de producción se perdió accidentalmente.
• Los fragmentos de vidrio de una fractura no detectada en la línea de procesamiento tienen productos contaminados.
• Un proveedor de embalaje ha notificado a sus clientes que un lote de bolsas de plástico utilizadas para el procesamiento térmico en el paquete tiene sellos defectuosos.
• Se imprimió una fecha de uso incorrecta en las etiquetas del producto.

Requisitos Legales

Es un requisito legal en varios países que los fabricantes, mayoristas e importadores de alimentos cuenten con un plan documentado de retiro de alimentos para garantizar la efectividad de los retiros de alimentos potencialmente peligrosos. La información proporcionada aquí es solo una guía y debe buscar asesoramiento independiente sobre si su plan de retiro cumplirá con todos los requisitos de un experto técnico o asesor legal.

Los planes de retiro deben proporcionarse a un oficial autorizado de una autoridad federal, estatal o municipal, a solicitud. Si es necesario iniciar un retiro, la empresa debe seguir el procedimiento especificado en su plan de retiro.

Plan de Retiro de Mercado

Los planes de retiro de alimentos son documentos que brindan detalles del sistema que una empresa de alimentos usará si necesita recuperar productos o notificar a aquellos que pueden tener sus productos que deben desecharse. El plan debe escribirse específicamente para cada negocio individual porque debe ser relevante para la gama de productos y redes de distribución del negocio; un documento “genérico” no se puede copiar simplemente.

Los planes de recuperación deben ser detallados y estructurados de manera que la información clave se pueda encontrar rápidamente. El personal que participará en la iplde un retiro debe tener una comprensión sólida de sus responsabilidades como se describe en el plan.

Inicio de los Retiros

Es posible que las empresas de alimentos deban buscar asistencia de expertos para determinar si es necesario un retiro. Por lo tanto, es importante reunir rápidamente la mayor cantidad de información posible acerca de la naturaleza del problema potencial para que se pueda realizar la evaluación. Los retiros pueden iniciarse de dos maneras: voluntariamente o por mandato de las autoridades gubernamentales.

Retiros Voluntarios

Un retiro voluntario es iniciado por el negocio de alimentos que tiene la responsabilidad principal del suministro del producto afectado. Se debe tomar esta acción si la empresa se da cuenta de que existe un problema potencial de inocuidad de los alimentos con un producto, ya sea descubierto por la empresa o por un tercero.

Los ejemplos pueden incluir, pero no se limitan a:

• Negocio de alimentos: Los resultados de los análisis de productos de un laboratorio han dado positivo por la presencia de bacterias patógenas y el producto no ha cumplido con los criterios de límites microbiológicos.
• Fabricante: Un proveedor de ingredientes ha identificado que un lote de ingredientes que ha suministrado al negocio no es seguro.
• Mayoristas: A pesar del almacenamiento a la temperatura correcta, se ha observado que los paquetes se están inflando antes de que haya pasado la fecha de caducidad.
• Minoristas: Las quejas de los consumidores a quienes han vendido el producto se han recibido y se confirma que la queja es genuina (Por ejemplo, la presencia de fragmentos de vidrio).
• Consumidores: Llaman o escriben directamente al negocio para quejarse, y se confirma que la queja es genuina (Por ejemplo, la presencia de fragmentos de vidrio).
• Agencias gubernamentales: que actúan en respuesta a los informes que recibieron y que luego verificaron como correctos.

El uso de la palabra “voluntario” no significa que las personas involucradas en el almacenamiento, distribución y venta de los productos pueden elegir entre devolver o desechar el producto. Todos los productos afectados por el retiro deben retirarse del mercado inmediatamente.

Retiros Obligatorios

Los retiros obligatorios pueden ser iniciados por las autoridades federales, estatales o municipales. Esta acción se toma si existe un riesgo grave para la salud pública. Por ejemplo, se produce un brote de una enfermedad transmitida por los alimentos, pero el fabricante del producto implicado no toma las medidas adecuadas para proteger la salud del consumidor.

Niveles de Retiro

Los retiros pueden realizarse tanto a nivel comercial como a nivel comercial y consumidor.

Retiro Comercial

Se requiere un retiro comercial cuando los productos afectados no hayan sido puestos a disposición para la compra directa por parte del público en general.

Los retiros comerciales incluyen:

• Centros de distribución.
• Mayoristas
• Puntos de venta de servicio de comida.
• Servicios de banquetes.

Retiro Consumidor

Un retiro del consumidor es más extenso que un retiro comercial. Implica la recuperación o eliminación de productos de cada etapa de la cadena de almacenamiento y distribución, incluidos los consumidores.

Los retiros a nivel consumidor implican:

• Puntos de venta (Como los listados previamente).
• Puntos de venta, como
  • Supermercados.
  • Tiendas de conveniencia.
  • Carnicerías.
  • Tiendas de alimentos saludables.
  • Tiendas de frutas y verduras.
• Viviendas de los consumidores.

Prioridades en el Proceso de Retiro

Estas tareas deben ser el enfoque al inicio de un retiro:

• Detener inmediatamente la distribución y venta del producto afectado.
• Notificar a las autoridades gubernamentales (comercio y retiros del mercado) y al público (solo al consumidor).
• Eliminar de la venta de manera efectiva y eficiente cualquier producto que sea potencialmente inseguro.

Otras prioridades importantes son:

• Recopilación de información relevante sobre el producto.
• Determinar si es necesario un retiro comercial o de nivel de consumidor.
• Notificar a otras partes relevantes.
• Recuperar los productos afectados.
• Disposición de los productos afectados.
• Determinar qué acciones pueden ser necesarias para evitar que vuelva a ocurrir el problema
• Reportar los resultados del retiro a las autoridades relevantes.

Requisitos de Notificación e Informes

Una de las responsabilidades clave de una empresa de alimentos que realiza un retiro es notificar e informar los detalles del retiro a diversas autoridades y organismos. Aquí es importante tener la información de contacto tanto de las autoridades legales aplicables, así como de los organismos relevantes.

Redes de Distribución

Las redes de distribución deben ser notificadas para que la distribución de los productos afectados pueda evitarse o detenerse. Esto debe hacerse por teléfono tan pronto como se haya tomado una decisión. Esto debe ser seguido por escrito (La recomendación es que no se excedan las 24 horas desde que se inició el retiro). Además, es recomendable tener plantillas de las notificaciones, para una rápida generación. La notificación no se debe proporcionar solo por escrito, ya que las direcciones de correo electrónico y correo electrónico pueden cambiar y es posible que no se reciba la información.

El Público

Se debe notificar al público si se inicia un retiro a nivel del consumidor; es decir, si los productos se han puesto a la venta en el mercado minorista. Los métodos para informar al público varían según el tamaño y la complejidad de la red de distribución; Algunos ejemplos incluyen, pero no se limitan a:

• Anuncios en periódicos (incluso en línea).
• Comunicados de prensa.
• Mostrar letreros en los puntos de venta donde se venden los productos.

El anuncio en un periódico es el método más común utilizado para notificar a los consumidores.

Organizaciones Gremiales

Las organizaciones que pueden ayudarlo a notificar a su red de distribución, o que necesitan conocer el problema, también deben ser notificadas.

Reporte Posterior al Retiro

Después de que se complete el retiro, se debe proporcionar un informe posterior a la recuperación a la autoridad legal correspondiente. Los detalles requeridos incluyen la cantidad de producto retirado en comparación con la cantidad producida y las acciones correctivas que se implementarán para evitar que vuelva a ocurrir el problema que causó el retiro.

Un Retiro Efectivo Requiere Hechos Rápidos

La información que identifica claramente y, por lo tanto, permite el rastreo del producto afectado debe proporcionarse rápidamente para que la recuperación pueda ser efectiva. El negocio de alimentos debe proporcionar detalles específicos sobre el producto afectado. Estos son:

• Naturaleza del problema.
• Nombre y descripción de la marca, incluyendo tamaño y tipo de paquete.
• Fecha de caducidad o fecha de vencimiento.
• Identificación del lote (lote o número de serie).
• Cantidad del lote realizado, fecha y cantidad liberada.
• Cantidad que puede ser contabilizada.
• Distribución dentro del país, incluida una lista de distribución y los tipos de locales en los que es probable que se venda el producto.
• Distribución en el extranjero (Si corresponde).
• Información del importador (Si es importado).

También puede ser útil una foto u otra imagen para ayudar a identificar el producto.

Recuperación de productos retirados del mercado.

Los productos se devuelven a través de su red de distribución, a través de minoristas o directamente por los consumidores. Es una práctica habitual que los consumidores devuelvan los productos a su lugar de compra, donde se les reembolsa el precio de compra.

Algunos minoristas importantes recuperarán y desecharán los productos retirados a nivel de tienda. Para rastrear la cantidad de producto que se recupera para compararla con la cantidad que se distribuyó o vendió, se deben recopilar registros precisos: se cuenta la cantidad de producto recuperado.

Disposición del Producto Recuperado

Es un requisito legal que una empresa de alimentos se asegure de que los alimentos que se retiran se mantengan segregados, y se distingan claramente de los alimentos no afectados hasta que:

• Sea destruido o eliminado: Por ejemplo, retirado de su embalaje y colocado en un vertedero. Un oficial de salud ambiental puede ser requerido para supervisar este procedimiento (Previa evaluación del impacto ambiental, desde luego).
• Se utiliza para fines distintos de los alimentos para los seres humanos, por ejemplo, como alimento para animales o fertilizante (Asegurándose previamente que no tenga efecto adverso).
• Devolución a su proveedor, por ejemplo, si el producto está en un minorista que lo retiene hasta que el proveedor venga a recogerlo.
• Procesado adicionalmente de manera que garantice su inocuidad y conveniencia, por ejemplo, procesado con calor usando una combinación de tiempo y temperatura adecuada para eliminar un patógeno contaminante.
• Determinado como inocuo y adecuado: Por ejemplo, los productos pueden haber sido retirados del mercado porque se sospechaba que podían estar contaminados con bacterias patógenas, pero las pruebas realizadas por un laboratorio determinan que este no es el caso (IMPORTANTE: Métodos de muestro y análisis validados, hay que recordar que está en riesgo la salud pública).

Las decisiones sobre el método de eliminación o modificación de los productos recuperados deben tomarse junto con las autoridades legales aplicables).

Redacción del Plan de Retiro

Un plan de retiro debe contener los detalles completos de un sistema de retiro de alimentos de una empresa. Esto incluye, pero no se limita a:

• Responsabilidades y procedimientos que deben seguir los miembros del equipo de retiro.
• Una lista de a quién notificar, incluidos sus datos de contacto.
• Información de la red de distribución.
• Planes de cómo se recuperarán los productos.
• Información sobre cómo se evaluará el éxito del retiro.

Responsabilidades

Todas las tareas que deben realizarse para un retiro de alimentos deben asignarse a los dueños de negocios o miembros específicos del personal. Las responsabilidades de los roles asignados en un retiro deben estar claramente definidas. En las pequeñas empresas, los individuos pueden tener que desempeñar múltiples funciones.

Algunas de las responsabilidades de los involucrados en la gestión de un retiro incluyen:

• Enlace con las autoridades gubernamentales, incluida la notificación y la presentación de informes.
• Coordinación de la recuperación y eliminación de productos.
• Preparación de anuncios de prensa para notificar a los consumidores (Si es necesario).
• Proporcionar detalles de las redes de distribución de los productos afectados, como un registro de distribución.
• Determinación e implantación de acciones correctivas.
• Preparación de informes posteriores al retiro.

Los miembros del personal que tienen responsabilidades en un retiro de alimentos deben recibir capacitación sobre el sistema de retiro. Algunas tareas pueden ser realizadas por consultores externos, como contratar a una agencia para preparar comunicados de prensa para notificar a los consumidores.

Procedimientos de Notificación y Detalles de Contactos

Autoridades gubernamentales

Se debe incluir una lista de las autoridades a notificar en el plan de retiro.

Distribuidores, mayoristas, minoristas.

Todas las empresas que forman parte de la red de distribución, o que están vendiendo los productos afectados, deben ser notificadas de la retirada y los detalles del producto. Los detalles completos de contacto deben incluirse en el plan y estos deben mantenerse actualizados. La información que necesita ser proporcionada es:

• El nombre del producto y el código de lote, fecha de caducidad o fecha de caducidad.
• El motivo del retiro.
• Dónde devolver los productos no vendidos.
• A quién contactar para más información.

Es importante dar instrucciones a sus distribuidores para que informen a sus clientes tan pronto como les notifique sobre el retiro. Cuanto más rápido se corre la voz en toda la cadena de distribución, menos probabilidades hay de que alguien se enferme por comer un producto afectado.

El público

Si se inicia una recuperación a nivel del consumidor, el público debe ser notificado. El plan de retiro debe proporcionar detalles del proceso que se utilizará para notificar al público, incluida la persona responsable de hacer los arreglos. A menos que todos los productos se distribuyan y vendan utilizando la misma red, será necesario incluir información separada en el plan para cada tipo de producto diferente. Los detalles de contacto de los periódicos relevantes y otras redes de medios, y los proyectos de ejemplos de notificaciones de retiro, pueden incluirse en esta sección del plan.

Acceso a los Registros de Producción y Distribución

El plan de retiro debe proporcionar información sobre cómo determinar la cantidad de lotes específicos de productos fabricados y dónde se han distribuido. También debe indicar quién es responsable de compilar esta información si se inicia un retiro. Las instrucciones sobre cómo localizar rápidamente los registros importantes deben incluirse en el plan:

• Un historial completo y actualizado de todos los lotes de productos, incluidos los lotes de ingredientes y materiales de embalaje que se utilizaron para cada uno.
• La cantidad total de lotes de productos específicos fabricados.
• Aquellos que rastrean el uso y la eliminación de todas las materias primas y materiales de embalaje.
• Detalles adecuados de los clientes en la red de distribución a los que se han vendido o distribuido lotes de productos específicos.

En lugar de imprimir el control de inventario estándar o los informes financieros de su base de datos, se debe configurar un informe de retiro específico, que le permita ordenar rápidamente los datos de distribución.

Recuperación y Disposición del Producto Afectado

El plan de retiro debe incluir detalles sobre el método para recuperar productos devueltos. Esto debería incorporar el proceso de devolución a través de minoristas, cadenas de distribución o directamente de los consumidores. El nombre o los nombres del personal responsable de coordinar el proceso deben especificarse en el plan.

Es importante que la cantidad del producto devuelto pueda compararse con la cantidad distribuida. La inclusión de un registro de distribución de recuperación en el plan de recuperación puede ayudar con este procedimiento. El plan debe indicar el sistema que se utilizará para separar y almacenar los productos devueltos. Esto detallaría los métodos de etiquetado para identificar claramente los elementos afectados y dónde deben guardarse.

Los detalles de la eliminación del producto no necesitan ser especificados en el plan ya que esto se determina caso por caso en consulta con las autoridades legales correspondientes.

Evaluación del Plan de Retiro

Para asegurarse de que todos sepan cuál es su función en el caso de una recuperación y que sus sistemas de mantenimiento de registros sean suficientes, se recomienda que realice pruebas simuladas en su plan de recuperación. Esto debería simular el retiro de productos alimenticios actuales, que pueden compararse con la ejecución de una evacuación de prueba de incendio para prepararse para una emergencia real. Esto se puede usar para resaltar cualquier debilidad en su plan de retiro que deba rectificarse. Es fundamental que se informe a todas las partes involucradas que está realizando un retiro simulado y no un retiro real.

El plan de retiro también debe revisarse regularmente, particularmente si:

• Se realizan cambios en la gama de productos fabricados.
• Hay cambios de personal o de responsabilidad.
• Se realizan cambios en sus redes de distribución.
• Se hacen cambios a sus sistemas de mantenimiento de registros.
• Hay cambios en los detalles de contacto de los clientes u otros que requieren notificación.
• Las autoridades legales modifican sus requerimientos.
• Se realiza un simulacro de retiro.