Guía Rápida para un Retiro de Alimentos del Mercado

A pesar de los mejores esfuerzos del fabricante de alimentos y del minorista, la contaminación de un alimento puede ocurrir. Si su empresa recibe esa llamada telefónica temida, debe saber qué hacer para superar sus miedos y cuidar de su negocio y sus consumidores. Su empresa puede sobrevivir y prosperar, siempre que maneje con precisión todos los pasos del proceso de recuperación: Enviar el aviso inicial de retiro de alimentos, trabajar con su equipo de gestión de crisis, reevaluar sus procedimientos de prevención y recuperar sus pérdidas.

Los Objetivos de un Adecuado Manejo de Crisis Durante un Retiro de Alimentos del Mercado

Hay tres objetivos importantes por los que su empresa debe trabajar en caso de un brote de enfermedad transmitida por alimentos:

1. Proteger a los consumidores. Debe hacer todo lo razonablemente posible para limitar la exposición del público al producto contaminado. Evalúe rápidamente el producto involucrado, recupere el producto, identifique el origen y la causa de la contaminación y evite la contaminación futura.
2. Mantenga la reputación de su empresa. Proteger y mantener el buen nombre, la reputación y la viabilidad de su empresa es el segundo punto, después de garantizar la salud de sus consumidores. Debe comprometerse a mantener la confianza del cliente en su marca tanto durante como después del retiro.
3. Recupere cualquier pérdida. Durante años, los fabricantes de alimentos sufrieron todas las pérdidas financieras relacionadas con un retiro de alimentos. Esto ya no es necesario. Con el asesor legal adecuado a su lado, puede recuperar el dinero que perdió debido al retiro y la culpa de otros.

Los tres objetivos deberían ayudar a determinar las acciones que realiza a lo largo del proceso de retiro.

Guía de Diez Pasos para Gestionar un Retiro de Alimentos del Mercado

Cuando se le presenta un incidente de contaminación de alimentos, debe trabajar en estrecha colaboración con su asesor regulador para determinar si es necesario un retiro del mercado. Sí la respuesta es «Si», debe trabajar de manera rápida y precisa para abordar la situación, administrar la logística, crear un plan de retiro y tomar las medidas de precaución adecuadas para prevenir futuros brotes de enfermedades transmitidas por alimentos.

1. Reúnase inmediatamente con su equipo de gestión de crisis. Incluya en este equipo a su especialista en asuntos regulatorios, director de relaciones públicas/comunicaciones, director de aseguramiento de la calidad e inocuidad alimentaria, gerente de saneamiento, gerente de adquisiciones, gerente de producción, gerente de riesgos/seguros, asesor interno y asesor externo apropiado y consultores externos. Este equipo debe determinarse como parte de la planificación del manejo de crisis, mucho antes de cualquier crisis pendiente.
2. Proporcione un aviso público del problema y retiro del mercado. Para evitar más enfermedades y capturar el producto sospechoso, debe determinar qué tan amplia debe lanzar una red en su retiro para que los consumidores sepan qué productos evitar y devolver. Su aviso de retirada debe incluir información detallada de identificación del producto junto con un mecanismo para que las personas interesadas se comuniquen con su empresa y devuelvan el producto.
3. Determine la fuente y la causa de la enfermedad transmitida por los alimentos. Debe encontrar el origen y la causa de la contaminación y las enfermedades relacionadas. También debe determinar la mejor manera de aislar y prevenir esa causa, ya que no desea que vuelva a ocurrir el mismo problema. Si bien los funcionarios reguladores investigarán el incidente de contaminación, usted debe realizar su propia investigación con la asistencia de un abogado externo y consultores externos. Esto es necesario para mantener y mantener el producto de trabajo crítico y los privilegios de abogado-cliente.
4. Reúna todos los contratos y acuerdos de indemnización relacionados con los proveedores de ingredientes y productos. Esta documentación se convertirá en parte integral de cualquier acción legal derivada de la contaminación, así como en la planificación de cómo su empresa avanzará después del cierre del incidente. Como parte de su plan de Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico (HACCP), ya debe tener los estándares acordados de aseguramiento de calidad y pureza, así como las garantías continuas de alimentos firmadas por sus proveedores. Los investigadores del gobierno preguntarán acerca de este papeleo y usted debe presentarlo para evitar la evaluación de las sanciones bajo la regulación aplicable en sus países.
5. Notificar a los proveedores apropiados en la cadena alimentaria. En ocasiones, al inicio, no sabrá exactamente qué es el contaminante o de dónde proviene. En ese caso, debe notificar a todos los proveedores y transportistas potenciales a lo largo de la cadena de distribución para preservar sus reclamos.
6. Recolecte, conserve y analice muestras de alimentos. Cree un plan para qué producto e ingredientes recolectar, conservar, probar y finalmente destruir. Mantenga registros detallados e identifique dónde y cuánto tiempo almacenará sus muestras.
7. Notifique a sus aseguradoras y recopile y documente sus costos y pérdidas financieras. Para cobrar por completo sus pérdidas, comience inmediatamente a mantener registros de las ventas perdidas, así como el tiempo gastado y los costos incurridos mientras se ocupa de todas las tareas necesarias para notificar a los consumidores y recolectar, probar, almacenar y, en última instancia, destruir el producto de conformidad con los requisitos de la normativa aplicable.
8. Revise su plan HACCP, buenos procesos de fabricación, procedimientos operativos estandarizados, procedimientos operativos estandarizados de saneamiento y auditorías de proveedores. Es posible que deba revisar uno o todos estos en función de la fuente y la causa de la contaminación. En muchos casos, es posible que su problema no sea con los procedimientos en sí, sino con el manejo de dichos procedimientos por parte de los proveedores o por culpa de otras partes. Durante este proceso, trabaje con su abogado externo para mantener sus privilegios de abogado-cliente y productos de trabajo.
9. Coordinar acciones legales. Deberá coordinar tanto la defensa de los reclamos de contaminación y enfermedad como la recuperación de sus compañías de seguros y contra los proveedores, transportistas u otras partes culpables. Asegúrese de contratar a un abogado externo que tenga experiencia tanto en temas de contaminación de alimentos como en seguros.
10. Una vez finalizado el retiro, reevalúe sus planes y procedimientos de prevención. Revise cada aspecto de estos planes y procedimientos para identificar opciones para ajustar sus procesos o los procesos de los proveedores. Esto mejorará la prevención de futuras contaminaciones y enfermedades transmitidas por alimentos. Según esta revisión, es posible que deba tomar la decisión de cambiar los ingredientes del producto o los proveedores.

Conclusión

Los fabricantes de alimentos deben con cuidado durante un retiro de alimentos. Con esta guía en la mano, puede hacer exactamente eso. Para asegurarse de que sigue todos los aspectos de este proceso correctamente y que su empresa está bien protegida en todo momento, trabaje con abogados y consultores que estén bien informados, sean responsables y lo suficientemente duros como para manejar la situación en cuestión.