Durante años, la industria de manufactura de alimentos y bebidas ha estado en medio de una lucha entre dos fuerzas opuestas (Eficiencia versus Calidad). Por un lado, las empresas buscan acelerar el proceso “De la granja a la mesa” a través de una gestión más efectiva de la cadena de suministro. Por otro lado, los fabricantes conocen el papel que desempeña la gestión de la calidad en cumplir con las regulaciones y que sean inocuos para los consumidores. El desafío: ¿Cómo conciliar estas metas aparentemente contradictorias y ligar la fabricación de calidad a la eficiencia en la cadena de suministro para la manufactura productos de calidad de manera eficiente?
¿Por qué entonces la gestión de la cadena de suministro y la gestión de la calidad son tan difíciles de conciliar?
Varias razones saltan a la mente. Una verdadera desconexión entre la dirección y los responsables del cumplimiento de las estrictas normas y procedimientos de calidad, se ubica cerca de la parte superior de la lista. La gerencia de nivel superior es agudamente consciente de que la eficacia de la gestión de la cadena de suministro afecta al final de la línea. En consecuencia, la administración alinea las estrategias empresariales con la racionalización del proceso de fabricación. La calidad a veces carece del mismo nivel de visibilidad en los niveles más altos de una organización, aunque no debería hacerlo. Esto a pesar de su indiscutible importancia y contribución. La única manera de abordar esta desconexión es que las organizaciones creen una cultura de calidad que comienza en la parte superior e impregna la organización, incluidos los diversos canales de la cadena de suministro. El foco creciente de la FDA en la industria de alimentos y bebidas y una serie de leyes recientes están impulsando un nuevo impulso hacia un enfoque sistemático de la calidad. La agencia tiene la intención de desarrollar regulaciones vinculantes que sirvan de Sistema de Inocuidad Alimentaria orientado a la prevención. El escrutinio reglamentario es uno de los factores externos más influyentes para desarrollar una cultura de calidad, pero buenas razones para trabajar con calidad es una prioridad que existe dentro de las paredes de su empresa. Los beneficios empresariales de la calidad son a la vez poderosos y cuantificables: mayores márgenes de utilidad, menor riesgo, mejor percepción pública y, en última instancia, mayor cuota de mercado, entre otros. Desarrollar una cultura de calidad es, por supuesto, mucho más fácil decirlo que hacerlo, independientemente de sus muchos beneficios. Tiene que ser más que un lema inteligente, requiere inversión y compromiso. Y ciertamente no pasará de la noche a la mañana. Un enfoque bien considerado debe comenzar con una conciencia de los diversos retos y peligros que enfrentan los fabricantes.
Retos y obstáculos para una cultura de calidad
En la industria de alimentos y bebidas, el asegurarse que las materias primas y productos terminados cumplan con los requisitos y especificaciones de los organismos reguladores del gobierno puede ser algo difícil. Incidentes de contaminación y otras infracciones de calidad en la cadena de suministro acumulan una enorme atención de los medios de comunicación y puede causar pánico público. Este tipo de atención negativa puede causar daños duraderos y, en algunos casos, resultan fatales para las marcas implicadas (Esto desde luego, visto desde un punto de vista comercial, como asesor/auditor/instructor/consumidor/cliente ya he escrito al respecto). En los Estados Unidos, la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA) promete poner un escrutinio aún mayor en el proceso de fabricación de alimentos y bebidas. Esto fortalecerá la autoridad de aplicación de la FDA permitiéndole:
- Ordenar retiros de producto.
- Exigir que todos los productos sean rastreables a través de registros.
- Detener a los alimentos no inocuos cuando los inspectores los encuentran.
- Imponer nuevas multas civiles a las empresas de alimentos que violan la ley.
- Detectar comportamiento ilegal de proteger a los denunciantes contra represalias.
Otro dilema que enfrentan los fabricantes es cómo controlar los costos en espiral asociados con las cadenas de suministro masivas y la nula rotación de inventario. ¿Con qué rapidez pueden introducirse nuevos productos para impulsar el crecimiento de primera línea? ¿Con qué rapidez puede un fabricante reutilizar capital existente y trasladarlo de un extremo a otro de la cadena (Comprando materiales, fabricando el producto terminado, en los estantes de las tiendas y en las manos de los consumidores)? Si una organización logra realizar este proceso 15 veces al año en lugar de 10, los ingresos y beneficios obviamente aumentarán. La adquisición de ingredientes que cumplen con las normas necesarias para apoyar la cadena de suministro puede ser un gran desafío. El incumplimiento genera variaciones inaceptables en el producto terminado que debe ser direccionado (Evaluado, reprocesados, destruido, etc.). Cuando se presentan materias primas no conformes, las organizaciones deben o bien disponerlas, utilizarlos, devolverlos al proveedor o desecharlos por completo. Estos materiales representan inversiones del capital de una organización, Y las no conformidades resultan en inventarios más grandes y costos adicionales importantes.
La globalización – Y el consiguiente alargamiento de la cadena de suministro – presenta otro impedimento comercial. En el pasado, cuando los ingredientes se obtenían localmente, la calidad fue más fácil de monitorizar y verificar. Hoy en día, los ingredientes para un solo producto pueden contarse en docenas y ser suministrados por proveedores de todo el mundo – Y todos están sujetos a diferentes estándares y varias regulaciones gubernamentales. Además, el producto terminado debe cumplir con las regulaciones del país en el que se manufactura y en donde será vendido. Con el fin de evitar errores costosos, los fabricantes deben asegurarse de que los procesos adecuados están en vigor en sus proveedores. Ellos Deben mantener un alto grado de visibilidad en los controles de cada proveedor, y deben aplicar estándares de calidad en la fuente. Solamente entonces pueden garantizar que los productos vendidos bajo sus marcas se fabrican correctamente y cumplen o superan las expectativas normas de calidad. Controlar todas las interacciones que tienen lugar a lo largo de una extensa cadena de suministro global es extremadamente difícil. Eso requiere tiempo y recursos que hasta hace poco, muchas empresas no tenían o simplemente no estaban dispuestos a dedicar. El cambio al ambiente regulador ahora dicta que se requiere “Re-pensar” el acercamiento a la supervisión de sus cadenas de suministro globales.
Una lista de desafíos enfrenta ahora los fabricantes de alimentos y bebidas, y nunca habrá una solución que aborde todos ellos. Pero todavía es posible que cada fabricante adopte una cultura de calidad y coseche los beneficios empresariales asociados con eso. Echemos un vistazo a varios ejemplos de lo que las empresas pueden hacer para adoptar una cultura de calidad en sus organizaciones.
Encontrando soluciones
¿Cómo abordan los fabricantes los posibles problemas de calidad? Muchos están recurriendo a sistemas de acción correctiva de ciclo cerrado que les permiten a las compañías implementar una acción correctiva para abordar de forma inmediata y confiable los problemas del proceso de calidad. ¿Pero es este tipo de sistema suficiente? No si los procedimientos adecuados no están en su lugar para garantizar que las acciones preventivas se identifiquen y se tomen rápidamente. Cuando ocurre un evento imprevisto, ¿a quién se notifica? ¿Qué tan rápido puede reaccionar esa persona antes de que se convierta en un problema mayor? ¿Tienen suficiente autoridad para iniciar cambios en el proceso? Aquí es donde la influencia de la dirección entra en juego. Los ejecutivos de los niveles más altos deben implementar procedimientos que garanticen que se notifique a las personas adecuadas y se tomen las medidas correctas cuando surjan problemas de calidad.
Incluso esto puede ser una propuesta difícil. Muchas empresas aún confían en los procesos manuales de identificación, notificación y escalamiento. Sin automatización, estos procedimientos están más sujetos a errores humanos. Es fácil ver cómo esto podría llevar a llamadas perdidas y comunicación fallida por parte de gente ocupada a la que se le pide que haga más trabajo con menos recursos en el entorno comercial más ágil de la actualidad. En resumen, la calidad puede pasar fácilmente a segundo plano para la producción y el beneficio. Cuando ocurre un problema, las agencias que inspeccionan la calidad de los bienes lo investigarán y encontrarán la causa raíz o las causas. A continuación, se pedirá a las empresas que solucionen el problema o los problemas. Las verificaciones de eficacia y un sistema de circuito cerrado son los procesos de gestión de la calidad de la mayoría de las empresas que se quedan cortos, principalmente porque a menudo se los trata como una ocurrencia tardía. Por ejemplo, muchas empresas no pasan de aplicar una corrección, es decir, la acción inmediata, y ya. Establecer procedimientos adecuados que garanticen que los problemas de calidad se puedan identificar, abordar, resolver y rastrear inmediatamente puede marcar la diferencia entre un ciclo de mejora continua y un evento que podría generar graves consecuencias negativas, como el cierre de toda la compañía.
La gestión de auditoría es otro componente importante de una cultura de calidad sólida. Las auditorías monitorean los procesos críticos, identifican vacíos y estimulan a las empresas a mejorar la calidad. Un sistema de gestión de auditoría ayudará a la alta dirección a evaluar la eficacia de los procedimientos que su empresa ha implementado y a enfocar los recursos en las áreas de mayor riesgo, incluidos los riesgos asociados con su cadena de suministro extendida. Un buen sistema de administración de auditorías proporcionará una herramienta para rastrear problemas en toda su organización y su cadena de suministro, así como para monitorear las acciones correctivas y preventivas resultantes.
Otro paso que las empresas pueden dar para respaldar una cultura de calidad es instituir un proceso adecuado para las quejas de los clientes y la gestión de consultas. Después de todo, los clientes son la fuente de sus ingresos, y la ventana a través de la cual puede ganarse a los clientes primerizos es limitada. Los clientes optarán por gastar su dinero en otro lado si su experiencia con su producto, incluido el proceso de servicio al cliente, no es satisfactoria. Cuanto antes pueda resolver el problema de un cliente, cuanto más amable sea, más probable será que se mantenga fiel a la empresa y más probable será que envíe a otros a su empresa. Los clientes hoy, más conocedores de la tecnología, tienen una multitud de plataformas públicas para compartir sus experiencias con sus productos, tanto buenos como malos. Proporcionar una pronta resolución a cualquier problema puede convertir una experiencia negativa en positiva, o al menos reducir la probabilidad de que la experiencia negativa se convierta en una campaña de base en contra de su empresa. El proceso de identificar las necesidades del cliente y resolver problemas debe ser un componente crítico de la cultura de calidad de su organización.
Una cultura de calidad es esencial
Entonces, ¿dónde nos deja eso? Ser capaz de conciliar la gestión de la cadena de suministro con la gestión de la calidad no es simplemente importante. Es fundamental para la entrega de productos rentables que cumplan con la promesa de su marca a los consumidores. Sabemos cuán crucial es mantener la gestión de la calidad del proveedor, pero también sabemos que una gran cantidad de problemas acompañan ese proceso. Lamentablemente, no hay una bala mágica. Si bien la implementación del software correcto ciertamente puede ayudar, si los procesos comerciales en sí mismos son defectuosos, la tecnología no resolverá automáticamente los problemas.
¿La verdadera respuesta? Los altos ejecutivos necesitan creer en la importancia de la calidad y brindarle apoyo financiero. Solo cuando se arraigue una cultura de calidad veremos una diferencia real en la industria, tanto para las organizaciones que buscan mejorar sus resultados como para los consumidores que buscan productos alimenticios seguros.
