Esta aportación es escrita a solicitud de varios lectores de este blog. Espero les sean de utilidad, como tal, les recuerdo que son consejos, esperando sirvan como una aportación en su proceso. De antemano, muchas gracias por sus visitas y comentarios, tanto en el blog, como en las redes.
- Crear un equipo de auditores internos con miembros suficientes: Los programas efectivos de auditoría interna tienen un equipo conformado con 4 a 8 miembros, o hasta más, dependiendo del tamaño de la organización. Es importante recordar que necesitarás trabajar con los auditores, considerando el trabajo regular que tienen, tanto en horarios como en carga laboral, y se tienen que ser capaz de asignar auditores sin responsabilidad en el área auditada. También, es necesario proporcionar capacitación constante al equipo auditor, para que todos estén utilizando el mismo enfoque y las mismas técnicas.
- Auditar por “Proceso” no por procedimiento: El auditar por procesos ha demostrado que proporciona mejores resultados porque cubre la interacción de los diferentes procedimientos. Por ejemplo, al realizar una auditoría en las áreas de recepción y embarque o los departamentos que cubran estos procesos, se incluirán todos los procedimientos relevantes en los mismos, así, tea seguras que el proceso completo está funcionando.
- Utiliza una lista de verificación con los requisitos del estándar, y agrega cuestiones relacionadas con tu propia documentación: El agregar aspectos relacionados con la documentación propia de la organización, hace que la lista de verificación se adapte más a tu sistema por lo que cada auditoría será ligeramente diferente, así, con el tiempo, se tendrá una mejor cobertura del sistema.
- Mantener a los empleados del área bien informados acerca de cuándo vendrán los auditores y cuál es el propósito de su presencia: Entre más empleados estén involucrados e informados más preparados estarán para proporcionar a los auditores la información que necesitarán para realizar una evaluación minuciosa del sistema. OJO: En este punto, me refiero a tener la información disponible, no a realizar ajustes en las instalaciones, como preparación de una auditoría, en teoría, al desarrollar e implantar un sistema, estamos haciéndolo en el entendido de que así operaremos diario, no solo el día de la auditoría.
- Realiza buenas anotaciones: No solo utilices un recuadro para decir “Cumple” o “No Cumple”, anota lo que encontraste. Esta información te ayudará a proporcionar retroalimentación acerca de lo que se está trabajando bien y lo que no. También te ayudará a demostrarle al auditor de certificación que estás llevando a cabo un efectivo ejercicio de auditoría interna.
- Recuerda ajustar tu programa de auditorías basado en los hallazgos de cada área: Si un área presenta más hallazgos negativos que otras, incrementa la frecuencia de las auditorías, basado en el status de las áreas. Audita cada área o proceso al menos una vez al año. Tu equipo auditor es la clave en la medición de la efectividad del sistema y en la generación de mejoras al mismo.
- Escribe de manera clara el reporte completo de auditoría y programa el seguimiento a las no conformidades identificadas: Haz que la mayoría de los resultados de la auditoría aporten, esta es información valiosa que la mayoría de las organizaciones no utiliza completamente. Has invertido tiempo y esfuerzo en obtener esta información, asegúrate de usarla lo más posible para mejorar tu sistema.
- Proporciona una capacitación efectiva a tus auditores: Es común realizar una presentación de diapositivas y enviarla al equipo auditor, cuando no se está en auditoría. Los auditores no practican las etapas de auditoría y no se sienten con confianza al momento de realizar las auditorías. Esto puede ser poco confortable para nuevos auditores que ingresen a las instalaciones y auditen a sus pares. Asegúrate de que la capacitación cubre no solo los pasos básicos de la auditoría y los requisitos del estándar, sino también capacítalos en el “Cómo” hacer las preguntas, revisión de registros y el desempeño en cada etapa del proceso. Envía a tus auditores con la confianza necesaria para realizar una auditoría efectiva.
- Proporciona los resultados a la dirección en la revisión del sistema: La mejor información de la auditoría es resumida y presentada, entre más informada esté la dirección acerca del status del sistema. Hay más información para proporcionar que solo las no conformidades identificadas y si las auditorías se realizaron en tiempo. Proporciona información acerca de los hallazgos en las diferentes áreas junto con las mejoras que se han aportado como parte del proceso de acciones correctivas.
- Proporciona los recursos para realizar las auditorías internas en tiempo y de manera efectiva con las acciones correctivas y seguimientos correspondientes: Esto significa proporcionar suficientes auditores capacitados, el tiempo adecuado para realizar la auditoría interna y el tiempo necesario para completar las acciones correctivas.
